邮件合并是一种办公自动化技术，主要通过使用Microsoft Word等文字处理软件来实现。这项技术允许用户将一个主文档（如信件、报告或简历）与数据源（如Excel表格或Access数据库）中的信息相结合，从而批量生成个性化文档。邮件合并的过程主要包括以下几个步骤：

1. 准备数据源：首先，你需要创建一个包含所有需要个性化信息的数据源文件。这通常是一个Excel表格，其中每一列代表一类信息（如姓名、地址、电话号码），而每一行则对应一个接收者的具体信息。

2. 设计主文档：接下来，在Word中打开一个新的文档，并按照你希望的格式编写主文档内容。在这个文档中，你可以插入合并字段，这些字段将会被替换为数据源中的相应信息。

3. 设置邮件合并：在Word中选择“邮件”选项卡，然后点击“开始邮件合并”。接着，选择你要创建的文档类型（例如信函），并指定你的数据源文件。这一步骤将把数据源文件链接到你的主文档上。

4. 插入合并字段：在主文档中，你可以使用“插入合并字段”功能将数据源中的信息插入到文档中。例如，你可以插入一个“姓名”字段，这样每封信都会自动包含收件人的名字。

5. 预览和完成合并：最后，预览合并后的文档，确保一切看起来正确无误。一旦满意，就可以完成邮件合并过程，将最终文档保存或直接发送给收件人。

邮件合并技术极大地提高了工作效率，特别是在需要向大量收件人发送个性化信息的情况下。无论是用于商业通信、市场推广还是内部通知，邮件合并都能帮助节省时间和资源，提高文档的一致性和准确性。